چندین کیلومتر دورتر از مرکز شهر، در اتوبان فتح، چند هزار متر از منطقه‌‌ای که کارخانه‌ها و انبارهای زیادی به چشم می‌خورد، مرکز عملیات یا همان مرکز پردازش مجموعه «خانومی» قرار گرفته است. جایی که حتما خیلی‌ها دوست دارند بدانند در آن چه خبر است و وقتی خریدهای‌شان را آنلاین از سایت «خانومی» انجام می‌دهند، چطور سفارش‌های‌شان به دستشان می‌رسد. بیراه نیست اگر بگویم این انبار بزرگ، بهشتی جذاب برای همه خانم‌ها و البته آقایانی است که به فکر سلامت پوست و موی‌شان هستند، چراکه هر آنچه نیاز سلامت پوست و مو است، اینجا یک جا وجود دارد.
همان ابتدای ورود به حیاط بزرگ مجموعه، اتاق‌‌‌هایی مجزا توجهم را جلب می‌کند و با دیدن تابلوهای نصب‌شده متوجه می‌شوم که برای صرف غذای کارکنان در نظر گرفته شده است.
چند وانت هم کمی دورتر به چشم می‌خورد که به نظر می‌رسد برای تحویل کالا به انبار اصلی در محوطه حضور دارند.
بعد از عبور از نگهبانی مجموعه، چند نفر از پرسنل به داخل سالن اصلی که هنوز نمی‌دانم کدام بخش است، راهنمایی‌‌‌‌ام میکنند. سالنی بزرگ، تمیز و مرتب که مسقف و پر است از قفسه‌‌‌هایی که محصولات مختلف برندها در آنها چیده شده‌اند.
هدف «خانومی» سلامت بانوان است و از همان ابتدا مبنا را بر سهولت دسترسی بانوان به محصولات آرایشی، بهداشتی و مراقبتی قرار داده است. حتما به همین دلیل است که تعداد زیادی از کارکنانی را که در مجموعه مشغول فعالیت هستند، خانم‌ها تشکیل داده‌‌‌‌‌اند تا علاوه بر عرضه خدمات به بانوان، بستر کارآفرینی برای آنها فراهم باشد.
بعد از ورودم به سالن دپو به فرهاد محمودی، مدیر لجستیک مجموعه «خانومی»، معرفی می‌شوم تا با جزئیات از روند پردازش کالا در این مرکز مطلع شوم.
محمودی در ابتدای صحبت‌هایش درباره محلی که در آن قرار داریم می‌گوید: «اینجا فضایی حدود هفت هزار متری و مسقف است که برای نگهداری کالاها و محصولات درنظر گرفته شده است.»
در مرکز پردازش «خانومی» چه خبر است؟
همراه با مدیر لجستیک مجموعه به سالنی می‌روم که کالاهای مختلف برندها از آنجا وارد مجموعه می‌شود. در این سوله بزرگ که قفسه‌بندی دارد و در هر لاین تعداد زیادی محصول چیده شده است. یک در دیگر هم هست که به سوله کناری راه دارد. از فرهاد محمودی، مدیر لجستیک مجموعه «خانومی»، درباره آن سوله و دیگر سالن‌ها می‌پرسم و او توضیح می‌دهد که سالن کناری انبار دپوی کلی یا اصلی مجموعه است که کالاها در آنجا نگهداری می‌شوند. او ضمن توضیح درباره چگونگی ورود کالاها به انبار درباره حساسیتی که در این بخش وجود دارد می‌گوید: «تیم کنترل کیفیت علاوه بر اینکه مسئولیت تایید صحت اصالت کالاها و کنترل کیفیت آنها را برعهده دارد، شرایط نگهداری کالاها از نظر دمای مطلوب و سایر شرایط نگهداری را هم بررسی می‌کند.»
سفارش مشتری‌ها چطور پردازش می‌شود؟
سفارش مشتری از زمانی که در سایت ثبت نهایی می‌شود تا موقعی که بسته به دست او می‌رسد، مراحل مختلفی را در مرکز پردازش طی می‌کند. در واقع، کالاها و محصولات از زمان تامین از سوی مجموعه تا زمانی که به دست مشتری می‌رسند، چرخه مشخصی را طی میکنند که چندان بی‌دردسر هم نیست. برای مرور این چرخه که محصولی که مشتری سفارش می‌دهد، چطور و در چه شرایطی به دستش می‌رسد، به همراه محمودی از سوله نگهداری محصولات به سالن دیگری رفتیم تا مراحل مختلف پردازش سفارش مشتری‌ها را از ابتدا برای‌مان توضیح دهد.
اولین مرحله در مرکز عملیات کجا اتفاق می‌افتد؟
وارد سالنی می‌شویم که اولین نقطه شروع عملیات (پردازش) قبل از ثبت سفارش مشتری است. محمودی می‌گوید: «آغاز سفارش از دید مشتری به این شکل است که وارد سایت می‌شود، محصول یا محصولات مورد نظرش را انتخاب می‌کند و بعد از نهایی شدن، متوجه می‌شویم چه آیتم‌‌‌هایی برای سفارش مدنظر دارد و بعد از آن عملا تیم ما برای جمع‌بندی سفارش و آماده‌سازی آن می‌رود تا در مرحله نهایی سفارش برای او ارسال شود.»
او ادامه می‌دهد: «اما ورود کالاها به مجموعه مرحله اولی است که پیش از ثبت سفارش مشتری با آن مواجه هستیم. در واقع بر حسب میزان فروشی که در نظر گرفتیم و بر اساس پیش‌بینی‌مان از رفتار مشتری در انتخاب و خرید محصولات، به شرکتهای آرایشی و بهداشتی یا داروخانه‌‌ای که با آنها همکاری می‌کنیم، درخواست خرید می‌دهیم و شرکت‌‌‌‌‌‌ها محصولات را برای ما ارسال میکنند. در بخش ورود کالا که اولین نقطه از عملیات است، پرسنل متخصص مجموعه کالاها را از نظر کیفی، سلامت بسته‌بندی و تاریخ محصولات بار دیگر چک نهایی میکنند تا اگر مغایرتی وجود دارد، با مسئول کنترل کیفی در میان بگذارند.
محصولات انبوه کجا نگهداری می‌شوند؟
سوله‌‌‌‌‌‌های مجموعه پر از کارتن‌ها و بسته‌‌‌‌‌‌های بزرگ محصولاتی است که از شرکتهای مختلف آرایشی و بهداشتی به انبار «خانومی» می‌رسد و در آنجا نگهداری می‌شود. مدیر لجستیک مجموعه خانومی درباره نگهداری محصولات در انبار کلی توضیح می‌دهد: «ما در انبار کلی تعداد انبوه محصولات را نگهداری می‌کنیم که ممکن است نیاز مجموعه را تا یک ماه یا بیشتر تامین کند.»
انبار جزئی «خانومی» کجاست؟
بعد از انبار کلی، به بخش دیگری می‌رویم تا توضیحات مدیر لجستیک را درباره آن بشنویم. سالنی بزرگ با تعداد زیادی قفسه که پر از محصولات متنوع آرایشی، بهداشتی و داروخانه‌‌ای است. محمودی می‌گوید: «این قسمت دپوی چند روزه ماست که کالاهای مورد نیاز برای این مدت در این محل نگهداری می‌شود. البته زمانی که فروش فوق‌العاده داریم، ممکن است در این قسمت به اندازه فروش یک روزمان چیدمان کنیم اما در حالت عادی این بخش دپوی چند روزه ماست.
دوستانی که در بخش آماده کردن سفارش‌ها فعالیت میکنند، در این قسمت سفارش‌‌‌‌‌‌های مشتریان را جمع‌آوری میکنند.»
زون‌بندی‌ها در دپوی چند روزه چه معنایی دارد؟
در بالای نصف بیشتر قفسه‌‌‌هایی که در دپوی چند روزه هستند، تابلوهایی به چشم می‌خورد که روی آنها زون 1 و 2 نوشته شده است. از محمودی درباره علت زون‌بندی این قسمت می‌پرسم و او توضیح می‌دهد: «در زون اول، محصولات و آیتمهای پرفروش قرار گرفته‌‌‌‌‌اند و به آخر انبار که می‌رسیم محصولاتی که فروش کمتری دارند، چیده شده تا نیروهای جمع‌آوری سفارش وقت و انرژی کمتری برای برداشتن کالاها صرف کنند.»
سفارش‌ها چطور جمع‌آوری می‌شوند؟
مرحله بعدی، جمع‌آوری سفارش مشتریان است. محمودی درباره این روند می‌گوید: «بعد از اینکه مشتری در سایت سفارشش را ثبت نهایی کرد، لیست سفارش‌ها از طریق هندهلد یا موبایل‌کامپیوتر (یکی از پرکاربردترین دستگاه‌‌‌‌‌‌های قابل‌حمل در محیط انبار که توانایی قرائت بارکدها را دارد) به دست پرسنل می‌رسد. در واقع همکاران ما اطلاعات کالاهای سفارشی مشتری را در دست دارند و در این بخش سفارش‌‌‌‌‌‌های ارسالی روز آینده را آماده میکنند. با استفاده از کیف‌‌‌‌‌‌های دستی و سبدهایی که در اختیار دوستان این بخش قرار دارد، محصولات ثبت شده از هر کالا را از قفسه‌‌‌‌‌‌های بخش دپو بر‌می‌دارند و برای مرحله بعد که سفارش هر مشتری است، می‌فرستند.»
مرحله حساس بسته‌بندی برای مشتری
در حالی که قسمت زیادی از سالن بزرگ دپوی چند روزه را قدم‌زنان پشت سر گذاشتیم، به قسمتی می‌رسیم که پر است از نایلون‌‌‌‌‌‌های حباب‌دار و ضربه‌گیر. کارکنان این قسمت با دستگاه‌‌‌‌‌‌های اتوماتیک برحسب نیاز هر محصول، آن را با نایلون‌ها و سلفون‌‌‌‌‌‌های مختلف بسته‌بندی میکنند. محمودی جزئیات فعالیت در این بخش را اینگونه توضیح می‌دهد: «وقتی سفارش مشتری تکمیل می‌شود، سبدهای تکمیل‌شده محصولاتی که کاربر در سایت آنها را به ثبت رسانده، به این قسمت می‌آیند و آماده بسته‌بندی می‌شوند. محصولات آرایشی و بهداشتی حساس هستند و خیلی مهم است که آسیب نبینند. علاوه بر این، مهم است که مثلا محصولاتی مانند شامپو و انواع کرم‌ها کنار آیتمهای دیگر قرار نگیرند چون ممکن است عطر و بوی‌شان روی این آیتم‌ها تاثیر بگذارد.»
او ادامه می‌دهد: «در این مرحله دوستان ما با استفاده از نایلون ضربه‌گیر، نایلون‌‌‌‌‌‌های عایق‌دار و سلفونی، کالاها را با دقت بسته‌بندی میکنند. جنس کارتن‌‌‌هایی که استفاده می‌کنیم ضخامت بالایی دارد تا در جابه‌جایی به محصولات آسیب نرسد. در نهایت لیبل یا برچسبی با عنوان اطلاعات مشتری که شامل بازه زمانی که برای رسیدن سفارشش انتخاب کرده، نشانی، شماره سفارش مشتری و سایر مشخصاتش است، آماده می‌شود و روی بسته‌ها قرار می‌گیرد.»
بسته‌‌‌‌‌‌های ارسالی بر چه اساسی تفکیک می‌شوند؟
سالن بزرگ دپوی محصولات را دور زدیم و بعد از عبور از بخش بسته‌بندی تقریبا به انتهای سالن رسیدیم، جایی که بسته‌‌‌‌‌‌های آماده شده زیادی در چرخ‌‌‌‌‌‌های بزرگ قرار داشتند و روی هر چند چرخ نام استان یا شهر نوشته شده بود.
به این نقطه از سالن بخش لجستیک می‌گویند که محمودی مدیریت آن را برعهده دارد و درباره جزئیات کاری که در این بخش انجام می‌شود، می‌گوید: «در این مرحله سفارش بسته‌بندی شده به کارکنان بخش لجستیک یا حمل و نقل تحویل داده می‌شود تا سفارش‌ها را بر اساس نشانی‌ها و بارکدی که روی بسته قرار گرفته، تفکیک کنند و مشخص شود چه تعداد سفارش برای شهرستان‌ها و مراکز استان است و چه تعداد برای تهران، کرج و حومه تهران. سفارش‌‌‌‌‌‌های تهران با ناوگان اختصاصی مجموعه «خانومی» در دو بازه زمانی صبح و عصر ارسال می‌شود و بسته‌‌‌‌‌‌های حومه تهران و کرج نیز در بازه زمانی 9 صبح تا 9 شب به دست مشتریان می‌رسد. برای ارسال سفارش‌‌‌‌‌‌های شهرستان‌ها نیز با شرکت ملی پست همکاری می‌کنیم و با دو شرایط ارسال پست پیشتاز و پست عادی سفارش‌‌‌‌‌‌های مشتریان را به دستشان می‌رسانیم.»
به نقطه انتهایی سالن بزرگ دپوی چند روزه رسیدیم، جایی که یک میز بزرگ در آن قرار گرفته و با توجه به کارتن‌‌‌‌‌‌های شرکت پست به نظر می‌رسد مربوط به ارسالی‌‌‌‌‌‌های شهرستان‌ها و مراکز استان است که طبق گفته مدیر لجستیک با همکاری شرکت پست انجام می‌شود. در خروجی که به حیاط راه دارد و تابلوی ورود ممنوع روی آن جلب توجه می‌کند، من را به خداحافظی با گردش جذاب چند ساعته در این بهشت سلامت نزدیک می‌کند.
